Código de Ética Empresarial
CÓDIGO DE ÉTICA
CHEMIWORLD S.A.S
El presente documento es un trabajo realizado por la administración de la compañía, en búsqueda de herramientas validas y sustentables de funcionalidad, en cumplimiento de sus deberes y principios, como es la ética empresarial y personal de todos los partícipes en la operación económica, desde funcionarios, administración, asesores, socios y miembros de órganos de gobierno.
MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA
Misión
| Generar riqueza de acuerdo con el objeto social que ha definido la empresa, atendiendo los principios éticos y morales, promoviendo igualmente el respeto por el ser humano, la sociedad y el medio ambiente. |
Visión
| Ser la compañía líder en el mercado estratégico que se ha definido siendo reconocida por la excelencia, calidad y servicio, logrando ser la mejor opción para los clientes, proveedores, autoridades y grupos de interés en general. |
NUESTROS PRINCIPIOS
Transparencia: Todos nuestros colaboradores deben desempeñar sus funciones dentro del marco de transparencia hacia el interior de la compañía y hacia el exterior con nuestros clientes y proveedores.
Respeto: Todos los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S, desarrollan sus funciones e interacción manteniendo el respeto por la dignidad de las personas y las diferencias de opinión.
Integridad: Los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S, deben realizar todas sus actividades con integridad, esto implica rectitud, honestidad, dignidad y sinceridad.
OBJETIVOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA
- Definir nuestras políticas y compromisos como empresa.
- Precisar la definición y expectativa de ética de CHEMIWORLD S.A.S con respecto a la conducta y transparencia empresarial frente a todos sus grupos de interés (accionistas, clientes, proveedores, sociedad, Estado).
- Asegurar la protección de los intereses comerciales legítimos de la compañía, incluyendo oportunidades de negocios, activos e información confidencial.
- Asegurar que el contenido y la estrategia de todas nuestras comunicaciones y promoción de productos hacia nuestros clientes sean honestas, éticas y claramente comprensibles.
- Eliminar cualquier conducta ilegal o indebida.
LEGALIDAD
La organización y por tanto sus colaboradores acatan las leyes, reglamentos y normas de regulación de cada uno de los territorios en donde tiene presencia CHEMIWORLD S.A.S, razón por la cual los funcionarios deben propender por su conocimiento.
Independientemente del cargo o posición que desarrolle el colaborador, se espera un comportamiento adecuado y correcto, consistente con los principios y valores de nuestra empresa y que contribuya al cumplimiento de la misión y objetivos empresariales.
En ningún caso se permite el ofrecimiento de beneficios o sobornos a funcionarios del gobierno o cualquier funcionario, para el cumplimiento de los objetivos de la organización.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Todos los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S deben:
- Fomentar un ambiente de respeto mutuo y cumplir con las leyes, políticas, reglamentos y regulaciones pertinentes.
- Ser promotores de los valores y principios de la empresa CHEMIWORLD S.A.S, y dar ejemplo de las conductas y prácticas que se fomentan en el presente Código.
- Certificar anualmente que el desempeño laboral está acorde con lo establecido en el Código.
- Solicitar las aclaraciones pertinentes en caso de duda frente a posibles situaciones que atenten contra el Código.
- Fomentar el trabajo en equipo y apoyo entre unidades y áreas de la organización, con el fin de compartir conocimiento, experiencia y lo mejor de sí mismos.
- Comunicar oportunamente y con responsabilidad ideas, preocupaciones, y/o comentarios constructivos para la empresa, que permitan hacer los procesos más eficientes y efectivos.
- Dar retroalimentación constructiva cuando sea oportuno, y con honestidad y objetividad, describir más que evaluar y sugerir alternativas para mejorar.
- Reconocer el buen trabajo de los demás y manifestarlo oportunamente.
- Cumplir con las responsabilidades asignadas de manera consistente, honesta y responsable.
- Ser responsable con respecto a la formación y desarrollo profesional, y aprovechar las oportunidades de desarrollo que brinda la empresa.
- Cumplir con los estándares y normas de seguridad y salud.
- Proyectar con el buen ejemplo, la imagen de la empresa, dentro y fuera de las instalaciones.
- Colaborar en el desarrollo de las auditorias y/o investigaciones de fraude realizadas.
DERECHOS
Todos los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S tienen derecho a:
- La empresa debe fomentar un ambiente de trabajo sano en el que se propicien los principios y valores, así como se promueva una competencia sana y un crecimiento profesional.
- La empresa CHEMIWORLD S.A.S debe salvaguardar a todos los colaboradores a través de equipos, dispositivos, sistemas y procedimientos de seguridad.
- Participar en los entrenamientos y capacitaciones desarrollados por la empresa.
- La empresa CHEMIWORLD S.A.S debe estar abierta a recibir las ideas, preocupaciones y/o comentarios constructivos de sus colaboradores, con el fin de hacer los procesos más eficientes y efectivos.
- Ser reconocido por el buen trabajo desarrollado.
- Ser escuchados en descargos, pudiendo defenderse de las imputaciones que se asignen.
COMPORTAMIENTOS PROHIBIDOS
Además, los que la ley ha señalado como comportamientos indebidos o prohibidos, así como todo comportamiento que se realice en contra de los principios y valores de la compañía, se señalan como comportamientos no admisibles los siguientes:
- Reportar información que no corresponde a la realidad de la operación manipulación de estados financieros.
- Retención y uso ilegal de recursos de la organización.
- Acceso no autorizado a los sistemas de información a personal interno o externo de la Compañía.
- Conflicto de intereses.
- Agresión verbal o física entre colaboradores.
- Hurto de elementos propios de la empresa o colaboradores.
- Y los demás contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo.
ELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
En la empresa CHEMIWORLD S.A.S la selección y contratación del personal se fundamenta en la capacidad, experiencia y conocimiento de los candidatos, así como su identificación con los principios y valores de nuestra empresa.
El proceso de selección y contratación se realiza con respeto e igualdad, sin crear falsas expectativas a los candidatos y cumpliendo con las normas y regulaciones pertinentes.
RELACIÓN CON EXTERNOS DE LA COMPAÑÍA
RELACIÓN CON EL CLIENTE
Todos los colaboradores de la organización y en especial aquellos que desarrollan su trabajo directamente con los clientes, deben fomentar la presentación del servicio en un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando información oportuna, concreta y veraz, según las necesidades del cliente.
Si se determina que un cliente está involucrado en actos ilegales o no éticos que atente contra el presente Código, se debe dar por terminada la relación comercial.
RELACIÓN CON LOS ACCIONISTAS
La relación entre los accionistas y la administración, se realizará de acuerdo con los parámetros establecidos en los estatutos de la organización y en la ley vigente.
RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES
La vinculación de los proveedores parte de criterios técnicos, económicos y cumplimiento. Promovemos la práctica y cumplimiento del Código, con el fin que todos los proveedores desarrollen sus actividades bajo el marco de las leyes y normas establecidas, así como respetamos todos los acuerdos y compromisos establecidos en los contratos.
Es deber nuestro al momento de observar comportamientos que no se encuentran alineados con nuestro Código, iniciar las correspondientes acciones para corregir dicha situación.
CONFLICTOS DE INTERÉS
Se entiende como conflicto de interés, toda situación en la cual una persona antepone sus intereses personales o económicos a los de la organización. Para no generar situaciones de conflicto de interés, todos los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S deben actuar con honestidad, ética y lealtad, buscando siempre la protección de los intereses de la empresa, razón por la cual no se permiten las siguientes acciones:
- Vincular a familiares de los ya funcionarios de la compañía hasta el segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad.
- Ofrecer a terceros o subalternos beneficios que no se encuentran autorizados, aprovechando el cargo o posición dentro de la organización.
- Participar o desarrollar negocios que compitan o interfieran directa o indirectamente con la compañía.
- Aceptar beneficios o ingresos de clientes, proveedores o competidores.
- Ningún colaborador de CHEMIWORLD S.A.S ni sus familiares en segundo grado de consanguinidad o primer grado de afinidad, podrán ser proveedores o contratistas, por lo cual, en caso de presentarse dicha situación, el colaborador deberá́ informar inmediatamente a la Gerencia General para validar la información y tomar una decisión acerca de la pertinencia o no de dicha relación.
- Los colaboradores que después de entrada en vigor el presente Código de Ética tengan algún familiar vinculado a la empresa, deberán informarlo a la Dirección Administrativa.
SOBORNO Y EXTORSIÓN
Rechazamos cualquier acto de corrupción, por lo que es prohibido el soborno y la extorsión, tanto para las negociaciones realizadas con terceros o a nivel interno de la organización, así como con organizaciones al margen de la ley.
Igualmente es prohibido prometer, ofrecer y/o pagar a terceros, sin cumplir con los niveles de autorización establecidos de acuerdo con los procesos de la organización.
Todas las actividades desarrolladas deben partir del principio de transparencia y cumplimiento de las leyes y normas de anticorrupción.
En caso de identificarse una situación de soborno o extorsión, la misma deberá comunicarse a la presidencia, para tomar las medidas disciplinarias y en caso de ser necesario, las medidas legales.
LAVADO DE ACTIVOS
Es prohibido realizar cualquier transacción para esconder el origen real de los fondos ilícitos o para hacerlos ver que cuentan con un origen de actividades licitas. El lavado de activos involucra actividades ilegales como el terrorismo y/o tráfico de drogas, entre otros.
Estamos comprometidos en cumplir a cabalidad con las leyes y regulaciones contra el lavado de activos, así como a implementar las acciones pertinentes para evaluar nuestras relaciones comerciales que permitan asegurar la integridad de las operaciones que desarrollamos.
En caso de identificarse una situación de lavado de activos, la misma deberá comunicarse al firma de asesoria legal de la empresa, para tomar las medidas disciplinarias y en caso de ser necesario, las medidas legales.
SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD EN EL TRABAJO
Es prioridad para CHEMIWORLD S.A.S prevenir cualquier tipo de incidentes laborales y salvaguardar la seguridad y salud de todos nuestros colaboradores. Por esta razón, todos somos responsables de generar ambientes de trabajo seguros y demostrar comportamientos orientados a la seguridad y salud.
Todos debemos estar comprometidos y somos responsables en reportar cualquier riesgo potencial para la salud y seguridad que identifiquemos en nuestro lugar de trabajo, así como detener cualquier actividad laboral que sea considerada como riesgosa.
Es obligación de todos nuestros colaboradores asistir a las capacitaciones y entrenamientos proporcionados por la empresa para la identificación de riesgos en el ambiente de trabajo, así como dar cumplimiento a las leyes, normas y estándares de seguridad y salud.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y PRIVILEGIADA
Se considera información confidencial toda aquella información que no ha sido publicada oficialmente, pero la cual es utilizada para el desarrollo de las funciones de cada colaborador y la cual no puede ser divulgada o compartida con terceros, por lo cual su divulgación o el uso no autorizado de la misma se considera una falta grave, que amerita un proceso disciplinario terminando inclusive en el despido por justa causa y puede tener consecuencias civiles o penales.
Se considera información confidencial y/o privilegiada la siguiente:
- Estados financieros y proyecciones económicas.
- Listas de clientes y proveedores.
- Elementos de propiedad intelectual e industrial.
- Diseños arquitectónicos y/o técnicos
- Estrategias, manuales y planes de mercadeo, publicidad y ventas
- Formatos y/o archivos digitales de seguimiento y/o control de las actividades desarrolladas en cada una de las áreas en el día a día.
- Datos personales de los trabajadores como son dirección, teléfono fijo y/o celular
Los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S deben administrar y manejar la información asignada para el desarrollo de sus funciones en forma responsable y segura, así como no se debe divulgar información a terceros sin la autorización correspondiente.
Si se presentan dudas sobre el manejo de la información confidencial o privilegiada debe consultarse con la Gerente Financiera.
Si se entrega información confidencial o privilegiada con justa causa, se debe informar la naturaleza de la confidencialidad, así como se debe requerir a los terceros la suscripción de un Compromiso de Confidencialidad.
RELACIÓN CON NUESTROS COMPETIDORES
Competimos con prácticas transparentes de calidad e innovación de nuestros servicios y/o productos, y no por el desarrollo de prácticas ilegales por lo cual es prohibido obtener información de nuestros competidores que no ha sido publicada oficialmente o que no ha sido autorizada para su entrega.
Igualmente se consideran prácticas ilegales los acuerdos de precios, la manipulación de la oferta y la manipulación de los precios, por lo que dichas prácticas serán sancionadas conforme a lo estipulado en la ley.
Por lo anterior, todo acuerdo que se suscriba con nuestros competidores debe contar con el aval jurídico que certifique que el mismo no infringe la regulación establecida.
RECURSOS Y ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
Todos los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S son responsables del uso adecuado y racional, así como de la protección de los activos de la organización, propendiendo por su seguridad y cuidado.
Lo anterior, incluye el uso de todos los elementos y herramientas de comunicación tales como internet, intranet, teléfonos, equipos de cómputo y demás herramientas informáticas, ofimáticas y tecnológicas.
La protección de los activos incluye la protección de datos, secretos comerciales, planes de negocio, diseños, información contable y/o salarial.
Los equipos especializados de la organización únicamente deben ser operados por los funcionarios autorizados para dicha labor.
En caso de conocer alguna situación que implique un mal uso de recursos y activos de la compañía, esta situación debe ser comunicada oportunamente a la Gerencia General.
REDES SOCIALES
La participación de todos los colaboradores de CHEMIWORLD S.A.S en las redes sociales, es de carácter personal y no tienen ninguna relación con CHEMIWORLD S.A.S, sin embargo, en caso de requerir utilizar las redes sociales con fines asociados a CHEMIWORLD S.A.S, el colaborador deberá identificarse claramente, contar con la autorización del gerente del área y seguir los siguientes parámetros:
Toda publicación debe estar alineada con los principios y valores de la organización.
El uso de las redes sociales sin la autorización expresa de la organización, será siempre a título personal del colaborador.
INFORMACIÓN FINANCIERA
CHEMIWORLD S.A.S se encuentra comprometida en ofrecer a sus accionistas y al mercado en general, información real y transparente sobre sus operaciones, razón por la cual todos los colaboradores deben contribuir para que los estados financieros, las declaraciones de impuestos y similares, reflejen la realidad de los hechos económicos, bien sea por el reporte de información o la aplicación de los controles en los niveles que corresponde.
De igual forma, CHEMIWORLD S.A.S se acoge al cumplimiento de las leyes nacionales con relación a los reportes de información financiera y fiscal a los entes que corresponda, cumpliendo con el registro, conservación y elaboración de los informes financieros de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera y demás lineamientos pertinentes.
